Convertir un documento de Word a PDF

Cómo funciona la conversión

Tu documento se sube por HTTPS a una carpeta temporal privada de nuestro servidor, donde LibreOffice lo abre y lo exporta como PDF. El PDF vuelve a tu navegador y la carpeta se elimina de inmediato. Un archivo de Word no se puede convertir con fidelidad mediante un pequeño script en el navegador, y por eso esta herramienta usa un servidor en lugar de ejecutarse localmente.

Un PDF congela el diseño: saltos de página, márgenes, encabezados, pies de página, tablas e imágenes quedan fijos, y quien lo recibe ve las mismas páginas con cualquier programa o dispositivo. El texto sigue siendo seleccionable y se puede buscar, porque se escribe como texto real y no como una imagen de la página.

LibreOffice no es Microsoft Word, así que el resultado es muy fiel en cartas, informes y currículums habituales, pero no se garantiza que sea idéntico al píxel en documentos muy elaborados. Las secciones siguientes explican de dónde vienen las diferencias y cómo evitarlas.

Por qué el PDF puede diferir de lo que muestra Word

La diferencia más común son las fuentes. Un archivo .docx suele guardar solo el nombre de la fuente, no la fuente en sí. Si el servidor no la tiene, LibreOffice elige otra con letras de distinto ancho, y un párrafo puede saltar de línea una palabra antes o después. En diez páginas, eso puede empujar un título a la página siguiente.

La segunda causa son los motores de maquetación. Word y LibreOffice calculan espaciados, márgenes internos de las celdas y altura de línea con reglas ligeramente distintas, por lo que los diseños ajustados, como formularios hechos con muchas tablas anidadas, son los que más se mueven. Los documentos sencillos, con títulos, párrafos, listas, tablas simples e imágenes, se convierten con mucha fiabilidad.

• Usa fuentes habituales como Arial, Times New Roman o familias compatibles con Liberation cuando el aspecto exacto importe.
• Revisa la primera y la última línea de cada página del PDF, porque ahí se nota antes el desplazamiento.
• Si un salto de página queda mal, añade un salto manual en el documento original y vuelve a convertir.

Preparar un documento para una conversión limpia

Algunos hábitos en el archivo original hacen la conversión más predecible: usa los estilos de título integrados en lugar de negritas, inserta saltos de página reales en vez de pulsar Intro muchas veces y coloca las imágenes dentro del texto en lugar de dejarlas flotando sobre otros elementos.

Acepta o rechaza los cambios con control de cambios y elimina los comentarios antes de convertir si el PDF es para un lector externo; de lo contrario, las marcas de revisión pueden formar parte de lo que envías. Si una tabla es más ancha que la página, redúcela o pon esa página en horizontal en Word antes.

• Resuelve los cambios registrados y borra los comentarios de revisión que no quieras compartir.
• Sustituye las fuentes poco comunes y mantén las imágenes a una resolución razonable para que el PDF pese poco.
• Tras convertir, usa Comprimir PDF si el resultado es demasiado grande para un correo.

Qué ocurre con tu archivo en el servidor

La subida viaja por HTTPS y se escribe en un directorio temporal con un identificador de tarea aleatorio. LibreOffice se ejecuta con recursos restringidos, incluidos límites de tiempo y tamaño. Cuando se entrega el PDF, se elimina todo el directorio de la tarea, entrada y salida. También se elimina si la conversión falla, agota el tiempo o se cancela, y una limpieza en segundo plano borra lo que tenga más de 20 minutos como medida de seguridad.

No guardamos documentos en una base de datos ni en almacenamiento de objetos, nadie los revisa y no se usan para entrenamiento ni analítica. Los registros del servidor anotan un identificador de tarea, el nombre de la herramienta, una clase de tamaño, la duración y el resultado, nunca nombres ni contenidos de archivos. Aun así, subir es subir: si un documento no debe transmitirse en absoluto, no uses un conversor basado en servidor.